En las cuentas POP3 todo el correo es descargado mediante el cliente de correo y removido del servidor; podriamos decir que es el tipo de cuenta de correo tradicional. Una de las mayores ventajas de POP3 sobre IMAP es que se pueden recibir correos con archivos incluidos de gran tamaño. Su desventaja radica en que si se descarga todo el correo del servidor y por alguna circunstancia ya no se puede acceder al cliente, todo este correo no puede ser accesado. Esto resulta de importancia si lo que se busca es tener el correo disponible mediante diversos clientes o plataformas.

En el caso del protocolo IMAP, los correos se quedan en el servidor. Su gran ventaja frente a POP3 es que permite checar los correos desde diversas localidades o clientes sin que estos se borren del servidor de correo, por lo que muchas personas pueden estar consultándolos simultáneamente. Su desventaja es que requiere por lo mismo un mayor mantenimiento para poder estar borrando los correos de forma habitual, de otra manera la cuenta se saturará; además que al ser compartida, información personal queda al alcance de todos quienes accedan.

Nosotros recomendamos en primer término el uso de enrutadores (forwarders) de correo para minimizar el número de cuentas. En segundo término utilizar las cuentas POP3 si lo que se busca es tener privacidad o se pueden recibir correos de manera personal. Por último, las cuentas IMAP las sugerimos en caso de que la cuenta tenga que ser checada por diversas personas simultáneamente, como puede ser una cuenta de correo para soporte o para recepción y envío de facturas.